L’exportation représente l’expansion de votre activité professionnelle vers le monde. Vendre vos produits et services à l’étranger est certainement la meilleure façon de transcender vos limites. Pour ce faire, vous aurez besoin de remplir un certain nombre de formalités au préalable, à commencer par la préparation de documents d’exportation. Nous vous invitons à en prendre connaissance.

Formalités et règlements principaux

Il convient de débuter par ce qui constitue les bases de pratiquement toute activité d’export.

Formalités douanières : le cœur de l’exportation

Les formalités en question sont un passage obligé pour quiconque souhaite exporter. La principale motivation est d’ordre légal et sécuritaire. En effet, il s’agit d’introduire des biens sur un sol autre que le vôtre. C’est donc tout à fait compréhensible et légitime que les autorités habilitées de votre destination cible exigent un maximum de transparence concernant les biens en question. L’objectif est de pouvoir identifier ces biens afin de savoir précisément leur provenance, ce en quoi ils consistent et s’ils sont conformes aux normes locales à la fois locales et internationales. Il en va de même pour l’entité exportatrice : il est nécessaire de vérifier qu’elle est bien en règle concernant les différentes exigences du commerce international. Les documents d’exportation servent donc avant tout à fournir ces informations aux douanes, soit les services qui régissent ce type d’opération.

N’oublions pas non plus que le commerce international représente une source de revenue pour les gouvernements. Les formalités douanières servent donc aussi à calculer certains taxes qui sont prélevés sur les biens faisant l’objet du commerce inter-pays.

Déclaration douanière : comment bien la remplir ?

On sait que les documents administratifs varient d’un pays à un autre, voire souvent d’un type de marchandise à un autre. Néanmoins, les formulaires douaniers sont tous basés sur un même objectif essentiel : celui de répertorier les détails des biens que l’on souhaite faire circuler.

Prenons l’exemple des formalités douanières CN23 pour les marchandises destinées à être exportées hors de l’Union européenne (UE). Pour être plus précis, vous devez remplir un formulaire CN23 pour tout envoi dont le poids excède 2 kg et ayant une valeur supérieure à 380 €. Voici comment procéder :

  • Commencez par remplir la section située tout en haut du formulaire. C’est celle où vous devez fournir les informations relatives à l’expéditeur : nom, prénom, adresse complète, numéro de téléphone et courriel.
  • Remplissez ensuite la section suivante avec cette fois les informations relatives au destinataire.
  • Poursuivez en remplissant la section réservée au transport. Vous devez y reporter les informations relatives à votre transporteur.
  • Passez ensuite aux détails de la marchandise à envoyer. Remplissez les cases dédiées respectivement à la description, la quantité, le poids, la valeur et la catégorie de la marchandise. Pour les envois commerciaux, vous devez également indiquer la pays d’origine de la marchandise et le code HS (harmonized system) de chaque produit.
  • Pour certains produits, il se peut que vous ayez à ajouter un certain nombre d’observations. C’est le cas pour les produits soumis à des restrictions spécifiques (sanitaires ou autres).
  • Signez le formulaire et attachez-le à votre envoi. N’oubliez pas que votre formulaire CN23 doit être également accompagné des factures commerciales de chaque produit expédié.

Que ce soit le formulaire CN23 ou un équivalent, tâchez de remplir tous vos documents d’exportation avec soin et précision. Cela vous évitera bien de désagréments par la suite.

Règlements douaniers : les lois à suivre

N’y allons pas par quatre chemins : vous allez devoir étudier en détail la législation valable dans les pays avec lesquels vous avez l’intention de commercer. Les critères peuvent en effet varier d’un pays à un autre. Nous vous recommendons vivement de prendre connaissance des sites web officiels des services douaniers concernés. En outre, nous vous conseillons d’établir un contact direct avec des partenaires locaux (spécialisés en douane) avant de démarrer vos opérations proprement dites. Cette précaution est même absolument indispensable si vous envisagez de collaborer avec des zones géographiques un peu plus « délicates » (comme l’Afrique australe). Cela peut vous éviter certaines surprises et garantir beaucoup plus de transparence.

Les documents essentiels à l’exportation

Il est temps maintenant de jeter un coup d’œil aux principaux documents d’exportation.

Documents d’exportation : votre guide principal

Quelle que soit la zone géographique que vous ciblez, vous aurez très probablement besoin des documents suivants :

  • Licence d’exportation
  • Déclaration d’exportation
  • Certificat d’origine
  • Certificat d’inspection
  • Facture commerciale
  • Liste de colisage (packing list)
  • Bordereau d’expédition

Cette liste n’est en aucun cas exhaustive. Il se peut que vous ayez à produire des documents supplémentaires selon le type de transaction, le marché cible, etc.

En fait, presque chacun des pièces sus-mentionnées constitue ce qu’on appelle un document d’expédition.

Les Documents Essentiels pour l’Exportation

L’exportation de marchandises à l’international nécessite une préparation minutieuse et la connaissance des documents essentiels. Que ce soit pour une exportation temporaire ou permanente, ces documents garantissent que vos marchandises traversent les frontières en toute conformité.

Déclaration d’Exportation: C’est le document principal qui résume les détails de votre expédition. Elle inclut des informations sur le type de marchandises, leur valeur, et leur destination.

Documents Douaniers: Ceux-ci comprennent une variété de formulaires requis par les douanes du pays exportateur et importateur. Ces documents aident à déterminer si vos marchandises respectent les régulations locales et internationales.

Certificat d’Exportation: Dans certains cas, un certificat d’exportation est nécessaire pour prouver que vos marchandises peuvent légalement quitter le pays. Ce document est souvent requis pour des marchandises spécifiques comme les produits alimentaires ou les biens culturels.

Document d’Accompagnement pour l’Export: Il s’agit d’un document qui accompagne vos marchandises tout au long du processus d’exportation. Il fournit des détails essentiels comme les instructions de manutention et les informations sur le transporteur.

Formalités Douanières: Ce terme englobe l’ensemble des procédures à suivre pour assurer que vos marchandises sont exportées conformément aux lois et règlements en vigueur. Cela inclut le paiement de taxes et de droits de douane, le cas échéant.

Documents pour Exportation Temporaire: Si vous exportez des marchandises de manière temporaire (par exemple, pour des expositions), des documents supplémentaires peuvent être nécessaires pour garantir leur retour.

En conclusion, la compréhension et la préparation de ces documents sont cruciales pour un processus d’exportation fluide et sans encombre. Il est toujours conseillé de consulter un expert en logistique ou un agent en douane pour s’assurer que tous les documents nécessaires sont en ordre et conformes aux régulations internationales.

Document d’expédition : pourquoi est-il crucial ?

Il s’agit en fait de tout document qui contient les informations permettant d’identifier votre marchandise exportée. Les factures proforma et commerciale en sont des exemples, de même que le bordereau d’expédition. Ce type de document sert à décrire le contenu, la valeur, la quantité, le poids et l’origine d’un bien donné. Il permet également de catégoriser les exportations (permanente, temporaire ou de restitution). Il contient par ailleurs les codes de classification du produit ainsi que toute autre information essentielle (e.g., dangerosité).

En résumé, sans ce type de document, vos interlocuteurs ne peuvent savoir ce que vous avez l’intention d’exporter.

Déclaration d’exportation : sa pertinence et comment la préparer

La déclaration d’exportation sert à informer les autorités compétentes de votre projet d’exportation. C’est grâce à elle que vous obtiendrez une approbation et donc légaliserez votre situation. Certaines entreprises postales comme UPS proposent des formulaires à télécharger sur leurs sites web. Il est également possible de contacter votre transporteur ou conseiller en douane afin que ceux-ci se chargent de la déclaration (pour peu que vous fournissiez les informations nécessaires).

La préparation dépendra donc de la méthode choisie ainsi que des caractéristiques propres à votre exportation. En tous les cas, vous aurez besoin de fournir votre numéro d’entreprise et toute autre information pertinente s’y rapportant. Vous aurez aussi à donner des renseignements concernant vos produits, votre transporteur, les modes de transport sélectionnés et votre destination.

Certificat d’inspection : assurer la qualité des produits

Émis par une autorité compétente, ce certificat sert à valider vos produits avant leur envoi. Il confirme que la marchandise est en bon état et conforme aux normes de sa catégorie. Il permet également d’éliminer ou de clarifier toute suspicion concernant d’éventuelles questions de sécurité.

Comprendre les procédures d’exportation

Pourquoi tant de formalités et de documents d’exportation ? Tentons de récapituler.

Procédures d’exportation : étapes à suivre

Une exportation peut être plus ou moins complexe, avec différentes composantes à prendre en compte. C’est la raison pour laquelle il est conseillé de procéder par étapes et ce, dans un certain ordre :

  • Trouver un marché et des clients
  • Prendre connaissance de la législation en vigueur à la fois dans votre pays et celui vers lequel vous souhaitez exporter
  • Préparer la vente en définissant les responsabilités de chacune des parties (vendeur et acheteur) via des Incoterms (International Commercial Terms)
  • Choisir et organiser le transport
  • Produire les documents nécessaires pour le dédouanement

Réglementations d’export : connaître les règles internationales

L’exportation étant une activité à portée internationale, il faut bien naturellement que les exportateurs prennent les temps d’explorer la réglementation en vigueur dans différents pays. Nous l’avons déjà évoqué précédemment.

Assurance transport : protéger vos marchandises en transit

Certains documents d’exportation existent non pas par simple obligation, mais avant tout pour vous protéger. Tel est le cas des assurances.

Lors du transport de vos marchandises, des imprévus sont susceptibles de survenir : accidents, pertes, pannes, dégradations… Souscrire à une police d’assurance permet de protéger vos biens et intérêts, ou du moins d’être dédommagé. La plupart des contrats proposés de nos jours couvrent l’intégralité du processus, c’est-à-dire jusqu’au lieu de livraison final.

Spécificités sanitaires et conformité

Voici maintenant deux aspects pour lesquels tout exportateur se doit d’être pointilleux : la question sanitaire et la conformité des marchandises.

Documents sanitaires : assurer la sécurité des produits

Ce type de documents est généralement lié au transport d’animaux et de produits d’origine animale (mais pas seulement). Il se peut que vous ayez à présenter un certificat de vaccination, un certificat sanitaire (prouvant par exemple la non-dangerosité des emballages en contact avec le produit) ou encore un certificat à l’exportation CERTEX. Au final, cela va dépendre de ce que vous transportez. Nous vous invitons à contacter les autorités compétentes en fonction de votre cas particulier afin de savoir précisément la documentation que vous devez produire.

Documents de conformité : respecter les normes internationales

L’un des principaux objectifs des documents d’exportation est justement d’assurer une conformité aux normes internationales. Les certificats de conformité (qui sont également, dans la plus part des cas, des certificats de qualité) peuvent être obtenus auprès de différents organismes, variables selon le pays. Il vous faudra donc déterminer les autorités qui sont en charge de la question dans le pays d’origine de votre entreprise.

De manière générale, le processus de certification commence par une inspection physique des marchandises (par les autorités compétentes). En cas de nécessité (produits sensibles, chimiques, etc.) des échantillons peuvent être prélevés et soumis à des analyses dans un laboratoire accrédité.

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Coûts et obligations financières

Place à l’une des questions majeures que tout exportateur se pose, par la force des choses : quels sont les frais à prévoir ? Certes, vous allez devoir payer pour un certain nombre des documents d’exportation évoqués, du moins pour leurs copies et les démarches qui y sont liées. Cependant, votre principale obligation financière sera celle en rapport avec la douane.

Taxes et droits de douane : ce que vous devez payer

Encore une fois, tout va dépendre de votre type de marchandise, votre mode de transport ainsi que des pays concernés par la transaction (soit le vôtre et celui vers lequel vous exportez). Par ailleurs, il faudra prendre connaissance des accords (internationaux et autres) dont les pays en question sont signataires. Cela pourra en effet jouer en votre faveur dans certains cas et vous permettre de bénéficier d’exonérations ou de réductions.

Grosso modo, vous aurez à payer les droits de douane, les taxes (prélevées par les états impliqués), les frais de transport, les frais de courtier en douane et les assurances auxquelles vous avez décidé de souscrire. Il peut y avoir des frais supplémentaires dans certains cas, comme ceux générés par les admissions temporaires.

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Foire aux questions

Quels sont les documents d’exportation qui servent de justificatif d’origine ?

Le certificat de circulation EUR.1 est couramment utilisé en tant que certificat d’origine dans un grand nombre d’opérations de commerce extérieur. Il est reconnu par l’UE ainsi que par ses pays partenaires (soit ceux ayant signé les accords associés). 

Dois-je prévoir un certain délai pour obtenir ma licence d’exportation ?

Oui, absolument. Quoique variable d’un pays à un autre, le délai moyen est de 60 à 90 jours ouvrables. Il faudra donc éviter de s’y prendre au dernier moment. 

Les courtiers en douane peuvent-ils m’aider à préparer les documents nécaissaires ?

Oui. Les courtiers sont des professionnels spécialisés en opérations douanières et peuvent donc vous assister dans plusieurs étapes, y compris celle de la documentation.