Comment planifier les approvisionnements dans les processus d’importation et d’exportation ?

Comment planifier les approvisionnements dans les processus d’importation et d’exportation ?

D’importation et d’exportation, la planification des approvisionnements est une étape cruciale pour assurer une gestion fluide et efficace des flux commerciaux internationaux. Une organisation minutieuse permet d’éviter les retards, de maîtriser les coûts et de garantir la satisfaction des clients dans un environnement compétitif.

La planification des approvisionnements dans les processus d’importation et d’exportation est essentielle pour garantir une gestion fluide et efficace des flux commerciaux internationaux. Cela implique une coordination minutieuse entre les fournisseurs, les transporteurs, et les acteurs du dédouanement afin d’éviter des retards, des surcoûts et des perturbations dans la chaîne logistique.

La planification des approvisionnements est un élément-clé du commerce, aussi bien national qu’international. C’est en effet tout un processus d’optimisation pour la gestion des stocks, l’acheminement et la livraison dont le but est d’assurer une rentabilité à vos opérations. Cette rentabilité est définie à la fois en termes de coûts et de délais. 

Vous trouverez dans cet article des informations de base qui vous aideront à mieux cerner l’importance de ce processus. 

Introduction à la planification des approvisionnements

La planification recouvre toutes les phases de la circulation d’un certain produit. Le terme « circulation » est ici à interpréter au sens large, en quelque sorte comme le « devenir » du produit en question. Le processus commence généralement par une demande, qui peut devenir ensuite une commande. Une fois cette commande approuvée, il s’agit de désigner un fournisseur et de vérifier la marchandise concernée (à la fois en termes de qualité et de quantité disponible, soit les stocks). Si besoin est, il faudra également prévoir une nouvelle production (par exemple, en cas de rupture de stock). 

La préparation des devis et des factures, le règlement du paiement ou encore le transport de la marchandise sont autant d’étapes constitutives de ce processus. 

Lorsque vous avez décidé d’importer un produit, la première étape consiste en général à trouver un fournisseur international. Il s’agira ensuite d’examiner la visibilité et la fiabilité potentielle du fournisseur, dans la mesure du possible. Autrement dit, vous devez être sûr d’obtenir le produit qui fera l’objet de l’approvisionnement. Logique, non ?

Une autre étape essentielle de la planification des approvisionnements à l’importation est ce qu’on appelle les Incoterms (International Commercial Terms). Ce sont tout simplement les droits et obligations de l’acheteur et du vendeur, soit ici respectivement vous-même et votre fournisseur. Ils constituent en quelque sorte une feuille de route pour la chaîne d’approvisionnement. Réglementés par la Chambre de commerce internationale, les Incoterms permettent de faire le point sur plusieurs aspects cruciaux des opérations. Citons notamment la répartition des coûts et charges entre les parties, les mesures prévues contre d’éventuels risques, la liste des documents requis pour la transaction ou encore le lieu exact de réception de la marchandise. Le choix du mode de transport peut également en faire partie. 

En tant qu’importateur, vous devez vous informer sur les formalités douanières du pays dans lequel vous vous trouvez (soit pays d’entrée de la marchandise). Veillez à bien vous renseigner sur les diverses exigences telles que les documents à fournir. Quel que soit le pays, il y a de fortes chances que vous ayez à présenter une une licence d’importation, des factures commerciales et des certificats d’origine (entre autres). 

Il faudra également que votre équipe responsable de l’approvisionnement soit prête à réceptionner la marchandise. Sera-t-il question d’une livraison immédiate ? Ou bien prévoyez-vous une certaine période d’entreposage ? En fait, pour l’importateur, on peut affirmer que la gestion de l’approvisionnement commence véritablement une fois la marchandise arrivée au pays de destination. 

Étapes-clés de la planification des approvisionnements pour l’exportation

Une fois que vous avez bien étudié les avantages que peut vous procurer le statut d’exportateur (e.g., réaliser des économies d’échelle) et évalué vos capacités en la matière, le processus peut démarrer. Il sera alors temps d’examiner de plus près votre marché/pays-cible. Cela fait-il vraiment partie de la planification des approvisionnements à l’exportation ? Oui, absolument. Par exemple, une étude systématique des facteurs externes PESTEL (politiques, économiques, sociaux, technologiques, environnementaux, légaux) constitue une base solide pour la gestion des risques d’approvisionnement. Grâce à ce type de données, il est possible de prendre les mesures nécessaires avant l’expédition et de savoir à quoi s’attendre à l’arrivée. 

Trouver un client dans le marché-cible est la seconde étape. Il vous faudra établir une communication la plus transparente possible. Tout comme les opérations d’importation, celles d’exportation nécessiteront la mise en place d’Incoterms. La question la plus simple se résume à : « qui se charge de quoi ? ». Par exemple, laquelle des parties acceptera s’assumer d’éventuels frais supplémentaires ? Qui devra produire tel ou tel document ? Une répartition des tâches à l’avance peut vous apporter un gain de temps considérable. 

Organiser le transport est une autre étape décisive. Quel mode de transport semble correspondre le mieux à votre type de marchandise mais aussi au degré d’accessibilité et aux infrastructures de votre pays-cible ? Avez-vous la possibilité de travailler avec un transporteur particulier qui peut éventuellement vous faire bénéficier d’exonérations au moment du dédouanement ? 

En parlant de dédouanement, chacune des parties devra produire des documents spécifiquement destinés aux services douaniers. Certains de ces documents ont un lien direct avec le produit acheminé. C’est pourquoi une bonne planificiation des approvisionnements nécessite que chaque pièce expédiée soit soigneusement passée en revue au préalable. 

En tant qu’exportateur, votre responsabilité va continuer (du moins en partie) une fois la marchandise arrivée au pays de destination. Il convient donc de prévoir une équipe supplémentaire sur place ou d’établir des contacts locaux qui vous aideront à assurer un bon suivi. 

Gestion des risques dans la planification des approvisionnements

Un contrat solide avec des Incoterms réalistes est déjà un grand pas en terme de prévention. 
Vous devriez également miser sur un plan de continuité et une diversification de vos fournisseurs, clients et partenaires en approvisionnement (e.g., transporteur). Autrement dit, gardez toujours un plan B sous la main. Ainsi, en cas de crise ou d’imprévu, il vous sera beaucoup plus facile de rebondir. 

Un autre point important concerne l’assurance. Pensez à protéger votre entreprise et vos produits en souscrivant à un contrat d’assurance adapté. Par ailleurs, des cas d’impayés peuvent affecter votre processus d’approvisionnement. Un cas typique est celui du client qui refuse d’acquitter lea paiements à la réception des marchandises. Optez donc pour des plans qui vous permettent d’être payé au moment de la commande. Testez également la solvabilité du client en exigeant par exemple le versement d’arrhes.

Conseils pour optimiser la planification des approvisionnements

L’approvisionnement dans le cadre des opérations import-export est une sorte de travail d’équipe à l’échelle internationale. Pensez donc à utiliser des stratégies de sourcing international afin de vous entourer d’équipes compétentes, y compris à l’étranger. Plus votre réseau d’employés/partenaires est performant, mieux se dérouleront vos approvisionnements.
Le facteur humain étant ici au premier plan, pensez à désigner des chefs d’opération capables de coordonner l’ensemble du processus. Faites en sorte que les différentes unités impliquées restent constamment en contact. Par exemple, si un retard est prévu pour le renouvellement des stocks, il faudra avertir le transporteur à temps et reporter le chargement de la marchandise. 

Enfin, apprenez de vos erreurs (même involontaires). Le terme « logistique inverse » est employé pour la gestion des retours. Par exemple, accepter les retours de produits défectueux et faire les remboursements nécessaires pour ensuite prendre le temps d’étudier la source du problème vous permettra d’améliorer votre stratégie pour les fois suivantes. 

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